Minutes of Meeting (MoM), atau juga dikenal sebagai notulensi rapat atau catatan rapat, adalah dokumen yang dibuat selama atau setelah pertemuan untuk mencatat informasi penting, keputusan, tindakan yang harus diambil, dan perkembangan yang terjadi dalam pertemuan tersebut. Tujuan utama dari MoM adalah untuk menciptakan catatan resmi yang dapat digunakan sebagai referensi dan panduan bagi peserta rapat dan pihak-pihak terkait setelah pertemuan selesai.
Proses pembuatan Minutes of Meeting biasanya melibatkan langkah-langkah berikut:
-
Persiapan sebelum pertemuan:
- Identifikasi tujuan dan agenda pertemuan.
- Menentukan orang yang bertanggung jawab untuk mencatat MoM.
- Menyediakan alat tulis, laptop, atau perangkat lain untuk mencatat.
-
Mencatat selama pertemuan:
- Mencatat informasi penting, diskusi, dan keputusan yang diambil selama pertemuan.
- Menyebutkan waktu dan tempat pertemuan.
- Mencatat nama-nama peserta dan peran mereka dalam pertemuan.
-
Penyusunan MoM:
- Setelah pertemuan selesai, catatan yang telah dicatat selama pertemuan harus disusun secara terstruktur dan jelas.
- Informasi yang dicatat harus dikelompokkan berdasarkan topik atau agenda pertemuan.
- Pastikan informasi yang tercatat akurat dan tidak memihak.
-
Distribusi dan persetujuan:
- MoM biasanya harus disebarkan kepada semua peserta pertemuan dan pihak yang relevan untuk review.
- Peserta memiliki kesempatan untuk memberikan perbaikan atau perubahan jika diperlukan.
- Setelah MoM diterima dan disetujui oleh peserta, itu dianggap sebagai catatan resmi dari pertemuan.
Hasil dari proses pembuatan Minutes of Meeting adalah dokumen tertulis yang berisi:
- Ringkasan agenda pertemuan.
- Nama-nama peserta yang hadir.
- Informasi penting yang dibahas selama pertemuan.
- Keputusan yang diambil, termasuk tindakan yang harus diambil, tenggat waktu, dan orang yang bertanggung jawab.
- Catatan penting lainnya seperti diskusi atau pertanyaan dari peserta.
Dengan adanya MoM, semua pihak yang terlibat dalam pertemuan memiliki referensi yang jelas tentang apa yang dibahas dan tindakan yang harus diambil setelah pertemuan selesai. Ini juga membantu dalam melacak progres dan memastikan akuntabilitas dalam mengikuti keputusan yang diambil dalam pertemuan tersebut.
Berikut adalah contoh Minutes of Meeting.
Asistensi 1 Perubahan Sistem Informasi Tatatan Dunia
Tanggal: Sabtu, 16 September 2023 Jam: 09.00
Lokasi: Virtual via Google Meet
Daftar Hadir:
- Jokowi
- Putin
- Obama
- John Doe
Agenda:
- Pengenalan asisten dosen
- Pembahasan terkait tugas project research
- Diskusi terkait topik tugas project research
- Diskusi terkait data pendukung project research
- Pembahasan terkait rubrik penilaian dari tugas project research
Hasil Rapat:
Finalisasi topik, judul dan lokasi penelitian. Deadline: Rabu, 20 September 2023